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关于3E系统使用交流的会议纪要

201111814:3015:30,创盛公司会议室

创盛公司综合办周工主持召开会议,讨论公司员工在使用3E系统的过程中所遇到的问题。参加会议的有:创盛公司副总经理王一梅、综合办周忠、总工办项目部的部分员工、沃叶软件公司徐伟东、张毓东、李晓娟。

会议认为江苏创盛项目管理有限公司3E管理系统已经正式运行使用。截止2011118,系统中存储的监理现场用表统计数据如下:

监理资料

页数

B2监理工程师通知单

193

B3监理工程师联系单

52

B4监理工程师备忘录

5

B5监理月报

16

B6会议纪要

71

B7 监理日记

401

B9工程监理质量评估报告

1

B11旁站记录

15

B12监理规划

5

B13监理实施细则

13

与会的各工程项目部代表提出了在使用3E系统的过程中遇到的各类问题,沃叶软件公司研发部代表对部分问题给予了现场回答。会议讨论了以下事项:

1、  盐城中南世纪城2B地块7#8#楼工程的专业监理工程师徐月东提出:此工程的甲方对监理月报有特殊的格式要求,3E系统如何处理?

沃叶软件公司徐伟东做了回答:关于监理现场用表,3E系统可以根据创盛公司的管理要求灵活调整。只需要提供所需的资料格式,3E系统将为创盛公司的用户增加新格式的资料模板。

2、  创盛公司周工提出:3E系统的附件上传不稳定,在公司内部上传时正常,但是在工程上偶尔上传不成功。

沃叶软件公司徐伟东做了回答:3E系统的附件上传功能在前期做了全面测试,至于工程项目部无法上传附件的可能原因是由于网络速度慢或者附件文件太大引起。对于附件上传的不稳定性,我公司研发部将会继续做测试。若有新的进展将第一时间通知周工。

3、  各项目部普遍反映在3E系统中填写监理日记时,如果几分钟之内对话框不关闭,那么系统无法保存监理日记,必须重新登录。

沃叶软件公司徐伟东做了回答:对于此普遍存在的现象,沃叶软件公司研发部将给予高度重视,尽快安排技术人员对造成此现象的原因进行分析。

4、  项目部人员提出3E系统如何支持字体、行距的调整,如何添加特殊字符?

5、  项目部人员提出会议纪要只有封面,建议增加空白页供填写会议内容。

6、  项目部人员提出监理日记可否先提交给专监检查,没有问题后再提交给总监?如果提交给总监后,发现有问题可否修改后再次提交?

关于此问题,周工作了回答:监理日记一旦提交给总监后,是不允许修改的,这是从规范化管理的角度出发的。

沃叶软件公司徐伟东做了补充回答:如果监理日记提交给总监后可以修改,那么从总监的角度来说,总监是不清楚需要处理的监理日记是否为最终修改的版本,从而失去了管理的意义。对于是否需要专监协助检查,可在正式填写监理日记前,通过多种渠道请专家检查。如:将日记内容通过QQ或邮件方式发送给专监等。

7、  项目部人员提出3E系统的监理日记是否可通过附件方式上传?

沃叶软件公司徐伟东做了回答:这个需要视具体情况而定。首先,需要贵公司管理层认可这样的工作沟通方式。其次,需要与总监沟通到位。使总监知道监理日记存于附件中,总监需要下载后查看。对于此问题可以分两个角度来看:第一,如果监理日记直接通过附件上传,方便了监理日记填写人员,总监需要下载附件再查看,工作稍微带来不便。如果是word文件,浏览器本身就带有在线预览功能,无需下载查看;第二,如果监理日记直接填写,之前监理员需要将通过word填写的日记内容拷贝到3E系统的监理日记中,总监查看时很方便。至于如何取舍,需视公司具体管理要求而定。

8、  周工提出:新版菜单升级后,部分功能无法打开。

沃叶软件公司徐伟东做了回答:新版的菜单不会影响业务功能的使用。菜单无法打开的问题是由于菜单动态加载导致的。此问题将由尽快安排研发部技术人员排查。

9、  创盛公司周工提出:请各项目部采集人员的手工签名,将签名提供给沃叶软件公司,这样在资料中可以显示手工签名的笔迹。沃叶软件公司与会人员对此观点均表示赞同。

10、              沃叶软件公司徐伟东向王总表示:此次讨论会议中提出的问题很有价值,对3E产品的改进有很大的帮助。沃叶软件研发部对此次会议提出的问题将给予高度重视,将尽快组织研发部讨论此次会议中提出的问题。创盛公司王总表示认可并提出:每年年底都要统计项目部员工的工作量,由于平时没有通过科学的方法及时统计,给年底一次性统计带来了困难,希望可以在3E系统中解决此问题。沃叶软件公司徐伟东表示会考虑这个需求,将在3E系统中提供解决方案。

最后周工表示,由于项目部人员计算机操作的水平参差不齐导致一些问题没有能够及时解决,也没有能够将一些问题及时反馈,今天集中时间将问题搜集一下。周工强调,创盛公司各项目部应该积极地使用3E系统并且及时地将使用过程中遇到的问题反馈给周工或沃叶软件公司客服部。大家共同努力,推进3E系统在创盛公司的使用,进一步提升公司的管理水平。

沃叶软件研发部

2011119